Schnelle Antworten. Strukturierte Prozesse. Hohe Kundenzufriedenheit.
E-Mail-Service – Strukturierte & schnelle Bearbeitung Ihrer Kundenanfragen
Mit dem E-Mail-Service von MACS Call Center stellen Sie sicher, dass keine Anfrage unbeantwortet bleibt. Unser Team bearbeitet Ihre E-Mails professionell, mehrsprachig und in klar definierten Reaktionszeiten.
Ob Support-Anfragen, Bestellungen, Rückfragen zu Rechnungen oder Reklamationen – wir übernehmen die schriftliche Kommunikation in Ihrem Namen.
Was unser E-Mail-Service für Ihr Unternehmen leistet
- Strukturierte E-Mail-Bearbeitung: Alle eingehenden Nachrichten werden nach Thema, Priorität und Zuständigkeit geordnet und effizient beantwortet.
- Mehrsprachige Kommunikation: Antworten in Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Niederländisch und Schwedisch – passend zu Ihrer Zielgruppe.
- Definierte Antwortzeiten: Wir arbeiten mit klaren Service Level Agreements (SLA), damit Ihre Kunden wissen, wann sie mit einer Rückmeldung rechnen können.
- Vorlagen & Textbausteine: Einheitliche Antworten, die wir gemeinsam mit Ihnen entwickeln, sorgen für ein konsistentes Markenbild.
- Dokumentation & Nachverfolgung: Jede Anfrage wird dokumentiert, sodass Vorgänge jederzeit nachvollziehbar bleiben.
So funktioniert unser E-Mail-Service
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Analyse Ihrer E-Mail-Postfächer
Wir verschaffen uns einen Überblick über Volumen, Themenbereiche und typische Anliegen Ihrer Kunden. -
Definition von Prozessen & Antwortlogiken
Gemeinsam legen wir fest, welche E-Mails wir direkt beantworten, welche eskaliert werden und welche Informationen wir benötigen. -
Einrichtung & Schulung des Teams
Unser Team wird auf Ihre Produkte, Dienstleistungen, Tonalität und internen Abläufe geschult. -
Live-Betrieb & laufende Optimierung
Nach dem Start passen wir Vorlagen, Prozesse und Prioritäten kontinuierlich an, um die Effizienz und Kundenzufriedenheit weiter zu steigern.
Einsatzbereiche unseres E-Mail-Services
Kundensupport per E-Mail
Beantwortung von Fragen zu Bestellungen, Produkten, Lieferzeiten, technischen Anliegen oder allgemeinen Service-Themen.
Bestell- & Auftragsbearbeitung
Verarbeitung von E-Mail-Bestellungen, Anfragen für Angebote oder Anpassungen bestehender Aufträge.
Reklamationen & Rücksendungen
Strukturierte Bearbeitung von Beschwerden, Rückfragen und Rücksendungen – immer lösungsorientiert und freundlich.
B2B-Kommunikation
Unterstützung bei der schriftlichen Kommunikation mit Partnern, Resellern oder Geschäftskunden nach Ihren Vorgaben.
Warum E-Mail-Bearbeitung mit MACS?
- Keine unbeantworteten Nachrichten: Wir stellen sicher, dass jede Kundenanfrage gesehen und bearbeitet wird.
- Einheitliche Sprache & Tonalität: Alle Antworten orientieren sich an Ihrem Corporate Wording und Ihren Qualitätsstandards.
- Entlastung für Ihr Team: Ihr internes Team muss nicht mehr jedes Postfach überwachen und gewinnt Zeit für strategische Aufgaben.
- Hohe Transparenz: Auf Wunsch erhalten Sie regelmäßige Auswertungen zu Volumen, Bearbeitungszeiten und häufigen Anliegen.
- Flexible Skalierung: Ob normale Auslastung oder Peak-Phasen – wir passen unser Team an Ihr E-Mail-Aufkommen an.
Häufige Fragen zum E-Mail-Service
Nutzen Sie unsere vorhandenen E-Mail-Adressen?
Ja, wir können mit bestehenden Postfächern arbeiten oder eigene Adressen nutzen, die im Hintergrund an unser Team weitergeleitet werden.
Wie stellen Sie sicher, dass die Antworten zu unserer Marke passen?
Wir erarbeiten gemeinsam Vorlagen, Beispielantworten und Richtlinien für Tonalität und Inhalt. Diese werden regelmäßig überprüft und optimiert.
Wie werden sensible Daten behandelt?
Datenschutz hat höchste Priorität. Wir arbeiten nach klaren Vorgaben und können Prozesse gemäß Ihren Compliance-Anforderungen definieren.
Können E-Mail- & Telefon-Support kombiniert werden?
Ja, viele unserer Kunden nutzen eine Kombination aus Telefonie, E-Mail- und Chat-Service. So entsteht ein einheitliches Omnichannel-Kundenerlebnis.
Möchten Sie Ihre E-Mail-Bearbeitung auslagern?
Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Gespräch. Gemeinsam finden wir die passende Lösung für Ihr E-Mail-Volumen und Ihre Prozesse.
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